Umenie organizovať

Už celé stáročia hľadá človek najdokonalejšiu formu organizácie. Na túto tému už vyšli celé hory kníh, celé generácie univerzitných hodnostárov si na tom postavili kariéru a dennodenne si nad touto témou mnohí lámu hlavu.

Tento článok sa nepokúša vymenovať všetky oblasti organizácie. Skôr by mal slúžiť na zamyslenie, lebo do oblasti organizácie toho spadá viac, ako si ľudia bežne myslia. Správna organizácia môže byť životne dôležitá pre prežitie firmy. Nasledovné riadky nech sú pre vedúcich  inšpiráciou, aby sa tému ORGANIZÁCIA  zaoberali hlbšie.

Koľkokrát musíte robiť to isté?

Predstavte si šéfa, ktorý dostane sekretárku a musí jej objasniť jej povinnosti. Všetko jej to vysvetlí a okrem toho počas rokov spolupráce sekretárka získa celý rad návykov a znalostí, ktoré spôsobujú, že teraz perfektne ovláda svoju prácu. Potom sa sekretárka odsťahuje do inej krajiny, lebo nasleduje manžela, ktorý tam získal skvelé miesto. Šéf zamestná novú sekretárku, ale rýchlo zistí, že jej takmer všetko musí vysvetliť od základu, aby robila to, čo je potrebné. Zaberie tým dosť času, aby po roku práce zistil, že ju konečne prijali na vysokú školu a ona odchádza na denné štúdium. Opäť tá istá scéna, nastupuje nová sekretárka, ktorá opäť musí dostať zaškolenie, aby po roku... Koľkokrát musí šéf vysvetľovať to isté? Ozaj, musí to robiť určite on? Nebolo lepšie nahrávať všetky tie pokyny, postupy, smernice a podobne napríklad na video, aby to nebolo nutné opakovať? Otázky tohto druhu spadajú pod pojem ORGANIZÁCIA.

Hurá systém verzus organizácia

Predstavte si takýto pokus (ak chcete, môžete ho aj urobiť): Zadajte partii 4 ľudí, aby podľa nákresu postavili domčeky z lega. Nech postavia 5 rovnakých domčekov a potom ešte 9 ďalších typov, vždy po päť domoch. Postavte ich pred hŕbu neroztriedených kociek a každý bude robiť všetko. Odmerajte čas za ktorý budú mať celé dielo hotové. Vezmite iných štyroch ľudí a urobte to inak. Jedného vyberte a povedzte mu, že sa nesmie kociek ani dotknúť, ale musí vymyslieť inteligentný systém, zorganizovať to a tých zvyšných troch iba riadiť. A povedzme, že by dal jedného z trojice iba triediť kocky pre dvoch stavbárov. Ustanovený šéf by potom sledoval fungovanie, a operatívne by rozhodoval, kedy by mal triedič pridať ruku k dielu, a vôbec, čo by mala trojica robiť. Napokon by sme odmerali dosiahnutý čas a možno by sme zistili, že to všetko urobia rýchlejšie a kvalitnejšie, hoci v skutočnosti „pracovali“ iba traja. Dokonca by sme mohli zistiť, že ten šéf by vec iba zorganizoval, potom by triediča poveril okrem triedenia aj šéfovaním a potom by mohol ísť rozbiehať ďalšie partie stavbárov z lega. Sem tam by sa vrátil, aby si vec skontroloval. Takéto pokusy by sa dali obmieňať a verím, že na tomto by niekto získal aj doktorát. Faktom ale zostáva, že otázky podobného druhu spadajú pod pojem ORGANIZÁCIA.

Kedy sa šéf stáva brzdou

Predstavte si zoraďovaciu stanicu, to je tá, kde lokomotíva pred sebou tlačí rad vagónov, posunovači ich od seba oddeľujú a potom prehadzovaním výhybiek (železničiar by vás poopravil, že výhybka sa správne povie výmena) presúvali vagóny na jednotlivé koľaje, kde by sa spájali do stanovených súprav. Zoznam požadovaných súprav by mal iba vedúci, ktorý by musel rozoznať, ktorý vagón je na rade, do ktorej súpravy sa má dostať. Keď už by lokomotíva ten vagón odrazila, musel by sa pozrieť na trať a rozhodnúť sa, cez ktoré výhybky sa dostane na cieľovú koľaj. Musel by sa pozrieť na každú výhybku a rozhodnúť sa, či má zostať ako je, alebo ju prehodiť. Potom by do tlampača kričal – Fero prehoď, Jano nechaj, Juro prehoď; nikto by bez neho nevedel, čo má robiť. Otázkou zostáva, koľko vagónov za minútu, koľko koľají a koľko posunovačov by týmto štýlom dokázal riadiť? Určite však existuje hranica, kde by skolaboval a už len vyrábal zmätky. Mohol by však urobiť to, že by na začiatku každému objasnil, ktorý vagón kam patrí, naučil by ich vagóny rozoznávať a napokon by ich naučil samostatne prehadzovať výhybky tak, že vagóny bez nutnosti neustáleho pokrikovania príkazov dospeli tam, kam patria. Koľko vagónov za minútu, koľko koľají a koľko posunovačov, by mohol riadiť teraz? Jasné kam mierim? Tieto otázky sa zaoberajú pojmom ORGANIZÁCIA.

Môže existovať ideálna štruktúra?

Predstavte si firmu, ktorá je najprv malá. Aj keď v malej firme často robia všetci takmer všetko, veľmi rýchlo dôjde k nejakej deľbe práce. Majiteľ (a šéf v jednej osobe) si rýchlo začne klásť otázky o tom, ako prácu rozdeliť, aké činnosti združiť pod jedného človeka, kedy najímať ďalších ľudí, ako prácu znova rozdeliť, ako ľudí odmeňovať a mnoho ďalších podobných otázok mu bude víriť hlavou. Jedného dňa firma narastie tak, že už začne byť nutnosťou rozdeliť ju na divízie, oddelenia a vznikne na papieri prvá organizačná štruktúra, akýsi „pavúk“ s chlievikmi a líniami podriadenosti. Ako-tak to funguje, ľudia sú radi, že je v tom systém, ale ejha, firma rastie. Treba ďalších ľudí. Treba k nim dokresliť ďalšie chlieviky? Alebo dokresliť chlieviky len pre niektorých a ostatných zaradiť niekam, kde to už je zakreslené? Takže ideme prekresľovať štruktúru vždy, keď prijímame nových ľudí? Alebo nakreslíme chlievik pre niekoho, koho akosi nevieme nikam zaradiť? Predstavte si, že by existovala štruktúra, systém, ktorý by bol nezávislý na veľkosti organizácie a nezávislý na existujúcich ľuďoch. Chiméra? O takomto je väčšia časť tejto knihy. Týmto sa zaoberá ORGANIZÁCIA.

Tak čo je to teda tá organizácia? Zlé jazyky tvrdia:

Organizácia je to, s čím sa šéfovia so sekretárkami zaoberajú dlho do noci.

Pavol Timko, Business Success, spol. s r.o. (článok je z pripravovanej knihy o organizácii)