MAREC 2010 - základ úspechu
Úplným základom každého úspechu je vedieť, AKO sa má niečo robiť. Kým to v nejakej oblasti neviete, vaše výsledky sú vecou náhody či šťastných okolností. Musíte mať solídne základy vedomostí o každej, aj tej najmenšej čiastočke organizácie, lebo z týchto stavebných kameňov sa skladá vaša firma.Vedieť ako
Inak povedané, najprv potrebujete mať návod, popis činnosti, doslova technológiu toho, ako sa v akejkoľvek oblasti dopracujete k požadovanému výsledku. Aj keby ste chceli urobiť čo len praženicu, aj tak musíte ovládať isté know-how.
Celú túto vec možno rozdeliť na niekoľko podstatných častí.
- V prvom rade by ste mali vedieť, aký výsledok má byť na konci snaženia. Ak viete, ako vyzerajú slivkové knedle, ako majú chutiť, koľko ich máte navariť, akú teplotu majú mať v stanovenom čase podávania, na akom mieste, na akom tanieri, s akým príborom, potom máte dobré šance, že sa vám výsledné dielo podarí. Veľmi pomáha, ak ste už slivkové knedle videli, prípadne ste ich jedli. Občas pomáha aj to, ak ste mali aj zlý príklad, aby ste sa tomu mohli vyhnúť. Poznať výsledný produkt má výhodu aj v tom, že aj keď nepoznáte presný postup, môžete ho aspoň odvodiť. Nemusíte poznať presnú trasu, ale ak viete, kam máte prísť, tak už s pomocou mapy môžete nájsť vhodnú cestu. Ak si položíte otázku, čo má byť výsledkom snaženia, potom už pomerne ľahko dokážete vymýšľať zoznam potrebných krokov.
- Nutné je aj isté oboznámenie sa (skúsenosť) s danou problematikou. Zelenáči môžu padnúť do pascí, ktoré nám život s takou radosťou niekedy chystá. Keby ste išli na vysokohorskú chatu zasneženým ľadovcom, možno by ste prechádzali po nebezpečných ľadových mostoch, ktoré skúsení alpinisti prechádzajú výhradne zaistení na lane v dvojici. Usmievali by ste sa na celý svet a nevedeli, že sa zahrávate so smrťou. Ak nepoznáte štandardné okolnosti, za akých sa dosahuje produkcia v nejakých oblastiach, tak nedokážete posúdiť, či sa blížite k želanému výsledku. Všimli ste si, že niektorí neskúsení vodiči považujú takmer každý zvuk v aute za možnú hrozbu vrátane hučania motora pri vysokých otáčkach? Ak má šofér zábrany zaradiť nižší rýchlostný stupeň pri predbiehaní a má obavy, že vysoké obrátky budú škodiť motoru, potom nedokáže zrýchliť a hrozí mu, že sa pritom zabije. Ak niekto nepozná ideálnu scénu nejakej oblasti, tak: a) opravuje – mení niečo, čo funguje dobre, b) nechá veci bežať bez zmeny aj vtedy, keď idú zle. Jednoducho nevie urobiť nápravu, ktorá môže byť potrebná a na druhej strane môže filozofovať nad niečím, čo si ani nezasluhuje pozornosť.
- Veľkou výhodou sú presné návody, osvedčené postupy, recepty, smernice a normy. Keď tieto veci máte, tak vo vás možno hlodá pochybnosť, či by sa daná vec nedala robiť lepšie. No ak chcete zaručiť výsledok v danom čase, kvantite a kvalite, tak by ste sa toho mali radšej držať. Naisto nebudete experimentovať vtedy, keď ste niečo sľúbili zákazníkovi a neisté experimenty by mohli všetko ohroziť. Vylepšovať budete vtedy, keď si to môžete dovoliť. Inak ale budete povďačný za istotu, ktorú vám dáva vyskúšaný postup. Ak poznáte princípy, podľa ktorých sa niečo robí a budete sa toho držať, potom je iba málo pravdepodobné, že by ste zažili nejaké nepríjemné prekvapenia.
- Dôležité je, aby akúkoľvek prácu vykonával niekto, kto má na to predpoklady. Niektorý z čitateľov by mohol poznamenať, že ak zodpovedný pracovník ovláda vyššie spomenuté veci (body 1 až 3), tak má najlepšie predpoklady, aby dosiahol úspech. Znalosť, skúsenosť, prax, to sú podstatné súčasti bytia pracovníka. Potrebuje však ešte aj príslušné povahové vlastnosti a musí chcieť výsledok. Bojazlivý človek asi ťažko uspeje ako ochrankár v prípade nutnosti zásahu, ešte ťažšie sa presadí v akvizičnom predaji a netrpezlivý povrchný človek bude iba sotva účtovníkom.
Koľko toho treba vedieť?
Hlavným problémom bežnej organizácie je často fakt, že kolektívna znalosť musí byť nesmierne obsiahla už aj v pomerne malej firme. To si uvedomíte v okamihu, keď vás náhle opustí niekto dôležitý a pokúšate sa odovzdať jeho znalosti nejakému náhradníkovi. Snáď nie je veľký problém naučiť vrátnika základy jeho postu, ani pokladníčku v hypermarkete. Ale táto zapeklitá rovnica začne byť nesmierne zložitá, ak musíme brať do úvahy školské vzdelanie, napríklad ak potrebujeme najať lekára na súkromnú kliniku, prípadne potrebujeme šéfa ekonomického oddelenia. Myslíte, že bude stačiť vysokoškolský titul, aby to niekto zvládol bez ďalšieho doučovania? To asi ťažko.
Všimnite si, že v malých firmách sa nám kumulujú viaceré posty v rukách jediného človeka. Ako keby sme v malej organizácii potrebovali viacej univerzálnych a veľmi nadaných ľudí. Šéf predaja musí byť často zdatný aj v marketingu, musí vedieť robiť prezentácie, ovládať a vykonávať aj základy public relations, očakávame od neho, že dokáže vzdelávať svojich podriadených a ešte ich aj priebežne koučovať. Ak by tá istá firma narástla na 1 000 zamestnancov, pravdepodobne by sme jeho prácu (ktorú dnes fyzicky vykonáva) mohli rozdeliť medzi tucet ľudí. Lenže to by znamenalo, že niekto z jeho podriadených už potrebuje robiť a ovládať poriadne len napr. marketingové prieskumy.
Tu sme pri nesmierne dôležitom poznatku. Väčšie firmy víťazia aj tým, že úlohy môžu podeliť na väčší počet ľudí, ktorí dosahujú omnoho väčší stupeň špecializácie. Inak povedané, malá firma potrebuje zveriť jedinému človeku celé oblasti firemnej organizačnej štruktúry (napr. výrobu + fakturáciu + kontrolu kvality + odborné vzdelávanie v rukách jediného pracovníka), kým veľká firma „nakrája“ to isté medzi celý rad pracovníkov. Potom už ale nepotrebuje tak zdatných ľudí. Organizačná štruktúra (po našom „orgboard“) je vo veľkej firme v podstate podelená na také malé čiastky, že sa dajú omnoho ľahšie rozdeliť a obsadiť. Už nepotrebujete všeumelcov a supermanov krížených s batmanom. Stačí vám len priemerný človek, lebo jeho „chlievik“ v organizácii je dostatočne malý na to, aby sa na to dal nájsť vhodný zamestnanec. V malej firme stojíme pred nutnosťou nájsť nesmierne nadaných ľudí, ktorí reálne pochopia všetko to, čo majú vykonávať.
Ak sa pozeráte na veľkú firmu, máte pred sebou organizáciu, ktorej sa to podarilo. Ak sa dívate na firmu, ktorá zostala na svoje pomery malá, potom vlastne vidíte pomník firemnej histórii, v ktorej sa majiteľovi nepodarilo nájsť ľudí, ktorí by mohli geniálne prevziať vedenie dôležitých častí firmy. Ak ste majiteľ firmy a dodnes okrem vrchného šéfa robíte aj vedúceho predaja, šéfa pre kvalitu, šéfa financií a výber zamestnancov, znamená to, že ste v minulosti buď nezverili tieto oblasti kompetentným ľuďom alebo ste nevedeli takých nájsť, a možno ste ani nevedeli, čo všetko tie posty obnášajú a aj preto ste zostali na tieto veci sám.
Základy organizácie na kliknutie myšou
Bežne sa nám stáva, že vo firmách nájdeme dezorganizované oblasti, o ktorých však vedenie len matne tuší, že to asi nebude dobré. To nie je tým, že by tam ľudia boli leniví, či zlomyseľní. Oni jednoducho nevedia, ako by tie veci mali riešiť. Boli by veľmi ochotní sa to naučiť a robiť to dobre. Ich dnešný spôsob fungovania je jednoducho iba výsledkom experimentovania počas rozvoja ich firmy. Našli spôsob, ktorý ako tak plnil potreby a nikto si neuvedomil, že sú tu časti firmy, ktoré sú nelogicky zlepené a v podstate sa stali brzdou rozvoja.
Väčšine slušných a snaživých ľudí stačí ukázať, ako sa niečo má robiť a už zatúžia po tom, aby to u nich fungovalo presne takto. Dosť dlho sme si v Business Success lámali hlavu nad tým, ako pomôcť klientom zo stavu, kedy celé časti firmy vyžadujú reorganizáciu. Riešenie sme našli. Potrebujeme v prvom rade ukázať komukoľvek v rámci firmy, ako to má fungovať. Všetko závisí od toho, či sa podarí ukázať ľuďom, ako má fungovaťfirma a jej jednotlivé časti. Potrebujeme poskytnúť úplný návod, najprv v hrubých obrysoch, potom podrobnejšie a nakoniec tak detailne, aby už ľudia fakt pochopili, čo majú robiť.
Takýto systém sme začali skutočne vytvárať. Predstavte si informačnú stránku s nákresom organizačnej štruktúry, kde kliknete myšou a ihneď sa vám spustí audio či video prezentácia toho, ako má daná oblasť fungovať. Môžete dostať najprv stručný výklad, no ak potrebujete viac podrobností, kliknete na príslušný odkaz a spustí sa prednáška aj s príkladmi. Ak potrebujete ešte podrobnejšie dáta, tak môžete ísť na úroveň najjemnejších detailov.
Nachystali sme dielo, ktoré pokrýva všetky mysliteľné časti organizácie. Vysvetlíme to nielen šéfom, ale dáme dáta k dispozícii aj nižším, ba najnižším úrovniam firmy. Už nikto nemusí odchádzať zo seminára s ťažkou hlavou a s pocitom: „Pekné, pekné, ale ako to, do čerta, objasním mojim ľuďom?! Ako toto dám do praxe?“
Nová forma vzdelávania
V čase písania týchto riadkov rozbiehame pilotný projekt novej formy vzdelávania. Chceme poskytnúť klientom úplnú databázu znalostí o riadení a fungovaní firmy. Nebude existovať nijaká oblasť, ku ktorej by sme nevedeli poskytnúť základné aj pokročilé informácie. Vyvíjame tréning vo forme videa, ktorý sa môže stať trvalou súčasťou vašej „firemnej knižnice“. Dávame návody na akúkoľvek oblasť firmy. Stačí sa posadiť, počúvať, prípadne pozerať a potom aplikovať. Na zavedenie toho, čo prednášame, vám dáme k dispozícii konzultantov, no pokúsime sa zostaviť všetko tak, aby ste čo najviac vecí dokázali realizovať sami. Myslíme aj na vašich zamestnancov, ktorí tiež potrebujú dostať návody.
Naša ambícia je vytvoriť systém, kde všetky štandardné pozície vo firme môžu dostať aspoň základný brífing o tom, čo presne sa od nich očakáva. Na kľúčové pozície však chystáme aj pokročilejší videotréning, ktorý treba pracovníkom premietnuť do takej hĺbky, ako to bude vyžadovať život. Dnes máme pripravené na internete prednášky o fungovaní firmy, ktoré sú rozdelené do troch úrovní poznania. Je to prostý záznam prednášky, no neskôr pridáme k hovorenému slovu aj rôzne ilustračné zábery.
Ku každej oblasti firemnej štruktúry bude na kliknutie myšou k dispozícii návod. Budú tam aj krátke, ľahko aplikovateľné kurzy na zavedenie tých vecí, ktoré prednášame či už na seminároch alebo na videu. Okrem základného výkladu všetkých častí orgboardu máme aj špecializované návody na zavedenie finančného systému, zavedenie systému efektívnej práce, 30 povinností asistentky šéfa a mnohé ďalšie veci momentálne vznikajú. Napríklad základné zavedenie finančného systému znamená absolvovať 9 videoprednášok v dĺžke 10 – 22 minút.
Naša ambícia je veľká, lebo prvýkrát v histórii chceme poskytnúť klientom kompletnú znalosť o akejkoľvek oblasti firmy. Ak u nás nenájdete odpoveď na otázku o fungovaní firmy, tak potom taká otázka neexistuje.
Ak vás tieto myšlienky zaujali, neváhajte a pozrite sa na stránku www.success.sk/e-learning, prípadne nás kontaktujte telefonicky.
Pavol Timko
