Prečo a ako organizovať

Hlavný dôvod, prečo niečo organizovať, je zvládnuť OBJEM. Neorganizujeme preto, lebo to vyzerá pekne alebo preto, že niekto múdry hovorí, že sa to má. Organizujeme preto, lebo bez toho narazíme na hranice možností.

späť>>

Príbeh z praxe.

Prečo organizovať?

Čo je to organizácia? Ako to urobiť?

Kde sú hranice organizovania?

Produkcia má vždy prednosť pred organizáciou.

Nedávajte produkciu nabok pred organizáciou.

Príbeh z praxe

V ospalej kaviarničke so štyrmi stolmi, kam prídu denne piati štamgasti a otočí sa tam dvadsať hostí, netreba žiadnu veľkú organizáciu. Ale reštaurácia, kde je tridsať stolov, ktoré sú v čase obeda obsadené, kde kmitajú traja čašníci a barman, kde ľudia čakajú vo dverách na uvoľnenie miesta, tam už musí majiteľ veľmi uvažovať, ako podelí prácu, ako udrží evidenciu nad tržbami, ako udrží systém pri objednávaní jedál atď.

Ak má niekto na pracovnom stole zopár papierov, nemusí si lámať hlavu nad poriadkom. Ale ak už niekomu hrozí, že sa bude jeho stôl prehýbať po haldami zložiek, ak budú pribúdať papieriky, správy a tlačoviny, vtedy už treba vymyslieť systém organizácie a ukladania dát. Nie preto, že je to úhľadné, ale preto, lebo nikto by nemal strácať čas hľadaním vecí. späť >>

Druhom organizácie je aj to, že u nás jazdíme vpravo, že červenú stojíme (poniektorí...) a na zelenú ideme.

Prečo organizovať?

Organizácia je skutočne nutná len tam, kde má majiteľ a vedenie firmy úmysel, aby sa tam niečo v poriadnom objeme dialo. Ak niekto nechce dosahovať výkony, ak niekto túži po ospalej, pomaly bežiacej rodinnej firme, tak sa tým takmer vôbec nemusí zaoberať. Ak si niekto dianie vo firme ideálne predstavuje ako spoločenskú miestnosť domova dôchodcov v skoré nedeľné popoludnie, tak sa nemusí umárať otázkou: späť>>

Čo je to organizácia? Ako to urobiť?

Slovo organizácia súvisí s pojmom usporiadaný celok. Je to o vzájomne zladených funkciách, o koordinácii. Ak si uvedomíme, že ľudský organizmus nám slúži najlepšie vtedy, keď si jeho existenciu poriadne ani neuvedomujeme, tak potom musíme pripustiť, že ľudský organizmus nám slúži najlepšie vtedy, keď si jeho existenciu poriadne ani neuvedomujeme, tak potom musíme pripustiť, že aj firma najlepšie funguje vtedy, ak sa nemusí zaoberať sama sebou, ale pozornosť a vedomie venuje výhradne a jedine potrebám zákazníka a trhu.

Iba málokto si dokonale uvedomuje, že organizácia je v prvom rade o triedení. Asi nikto neprehliadol brutálnu scénu z filmu Pearl Harbor, kde zdravotníci triedili zranených podľa toho, či videli šancu na ich záchranu. Beznádejné prípady nechali jednoducho zomrieť v mene šetrenia času a prostriedkov pre tých, u ktorých ešte šanca bola. Aj manažéri sú stavaní niekedy do podobnej dilemy. Bez ohľadu na to, či triedime ranených, alebo prichádzajúce hovory, organizácia je o schopnosti rozoznávať prichádzajúce častice a vedieť ich správne zaradiť.

Neverili by ste, koľko manažérov trpí jednoducho tým, že nikdy poriadne nepochopili slovo oddelenie, a tak väčšinu vecí riešia ako jedno veľké klbko nerozmotaných problémov. Asi prvý krok pri pochopení organizácie je naučiť sa slovo triedenie a potom oddelenie. späť >>

Organizácia, kde každý vie, kde je jeho miesto, kde každý pracuje vo veľkom nasadení a robí tie správne veci, to je a zostáva snom každého vedúceho pracovníka.

Kde sú hranice organizovania

Poznám firmy, kde majiteľ do dnešného dňa pracuje do úmoru, nestíha a zápasí so stresom. O tom, aby jeho firma dokázala viac, nechce ani počuť. Jeho predstava o raste firmy je spojená s ešte väčšou prepracovanosťou. Ak sa nejaký majiteľ či šéf ide zodrať v strese, spravidla to znamená, že buď nevie dobre vyberať ľudí alebo organizovať, pravdepodobne oboje. Pritom organizovanie má tiež platné zákonitosti, tak ako jazda na bicykli, či pestovanie hrachu. Dá sa to naučiť a dá sa to urobiť.

Výsledkom dobrej organizácie je stav, keď:

ľudia konajú samostatne a absolútnu väčšinu situácií vyriešia sami bez opytovania sa šéfa či bez príkazov,
pracovníci vedia rýchlejšie zvládnuť akúkoľvek prácu,
nerobí sa duplicitná práca a nevyrába sa toľko zbytočnej práce,
náhle návaly práce sa zvládnu s väčšou ľahkosťou a k spokojnosti všetkých strán.

Pri dobrej organizácii panuje systém, ľudia sa môžu spoľahnúť na pravidlá a vedenie sa môže viac zaoberať strategickými vecami. Prirovnal by som to k jazde skúseného vodiča: nemusí myslieť na to, ktorú rýchlosť ma zaradenú, kedy stlačiť spojku, ako zladiť pridávanie plynu a podobne. To už je organizácia. Začiatočník sa nevie tak sústrediť na samotnú jazdu, lebo sa musí sústreďovať na jednotlivé úkony. Tak isto je to vo firme: bez organizácie sa ľudia (vrátane šéfa) sústreďujú na elementárne operácie. Vykonať niečo samozrejmé im berie čas a energiu, musia diskutovať o tom, čo treba urobiť, ako na to a podobne. Najhoršie je, že šéf dáva často opakované príkazy už x-krát za sebou. S dobrou organizáciou sa stačí sústreďovať na výkon, netreba strácať čas na samozrejmosti. späť >>

Produkcia má vždy prednosť pred organizáciou

Niekedy však šéf očarený témou organizovania zabudne, že účelom organizovania je umožniť výkon. Je to ako ladiť pretekársky motor a pre samotné ladenie sa ani nedostať k pretekaniu! Už som videl prípady, kedy sa niekto úplne vášnivo pustil do spisovania popisov pracovných miest, robil firemné organizačné štruktúry, formuláre... a popri tom zanedbal výkony a výsledky firmy sa zhoršili.

Manažér by nikdy nemal zabudnúť, že organizovanie prebieha vždy popri samotnom behu firmy, že nadradené je požadovať od ľudí maximálne výkony a že najviac energie treba dávať do požadovania produkcie. Výsledky treba dosahovať aspoň „dajako“ a pri tom treba inteligentne nasadzovať organizačné nástroje. späť >>

Nikdy nedávajte nabok produkciu, aby ste mohli organizovať.

Iba zriedka ste mohli vidieť, že by niekto odstavil prevádzku existujúcej výrobnej haly, aby pol roka do nej inštaloval novú výrobnú linku. Buď by sa to dalo namontovať počas celozávodnej dovolenky, alebo by sa postavila úplne nová hala a do poslednej chvíle by bežala výroba v tej starej.

Nikdy sa neorganizuje len pre samotnú organizáciu. Na toto by nemal nikto zabúdať. Na druhej strane ešte nikto nevybudoval skvelú firmu bez jej zorganizovania. Ani Napoleon neprehral svoje ťaženie do Ruska preto, že by stratil schopnosť viesť bitky. Ale prehral ho chýbajúcou logistikou, podcenením dĺžky zásobovacích miest, po našom, prehral pre chýbajúcu organizáciu. späť >>

Viac informácií získate na Motivačnom seminári pre vedúcich pracovníkov

Nečakajte na vhodnejšiu príležitosť. Je práve teraz. Prihláste sa ešte dnes

Pavol Timko
zakladateľ Business Success, spol. s r.o.

Súvisiace súbory

: Organizovanie; Typ: jpg Velikost: 611,07 kB

: Organizovanie-strana2; Typ: jpg Velikost: 707,16 kB

NOVINKY E-MAILOM