Systémové riešenia môžu vo veľkej miere podporiť a znásobiť osobné schopnosti majiteľov firiem.
Typický vývoj väčšiny firiem, ktoré začínali od nuly, je približne takýto: majiteľ, hovorme mu pán Sobota, dostal jedného dňa zmysluplný nápad a založil firmu. Spočiatku bol pán Sobota sám a robil úplne všetko. Chodil po úradoch zariadiť rôznu administratívu, sám robil výberové konania na získanie úveru na nákup technlógie a vybavenie firmy, získaval prvé zákazky, nakupoval suroviny, vyrábal či poskytoval služby v rámci realizácie zákaziek, sám fakturoval a upomínal oneskorené platby, sám prenikal do mágie propagácie. Pán Sobota bol veľmi pracovitý a časom sa mu začala firma rozrastať. Prijal prvých zamestnancov a začal ich na základe vlastných skúseností učiť a riadiť. Jedného dňa zistil, že zamestnáva 50 ľudí a z garážovejho podnikania je konurenciou rešpektovaná spoločnosť. ľudia mu závidia firmu a milionóvé auto. Až doteraz to vyzerá ako splnený sen schopného podnikateľa.
Avšak táto minca má i svojudruhú stranu. Pán Sobota je od rána do vešera zatvorený vo svojej kancelárii a hasí problémy vznikajúce návalmi zákaziek či ich nedostatkom. Zákazníci sa poslednou dobou sťažujú na nekvalitu dodávok a odchádzajú ku konkurencii. Veľký odberateľ už zas nezaplatil v termíne a firma dlží dodavateľom, ktorí neustále volajú a chcú svoje peniaze. Firma má vlastnú novú budovu, ale do kancelárií v podkroví začalo zatekať vplyvom zlého prevedenia izolácie strechy stavebnou firmou, ktorá už neexistuje. Manželka pána Soboty spočiatku muža podporovala a bola hrdá na jeho úspechy, ale dnes ho vidí len nepravidelne po večeroch. Síce živí 50 rodin svojich zamestnancov, ale ju samotnú čoraz častejšie napadá, či chce takéto manželstvo aj napriek vysokej životnej úrovni a dostatku peňazí.
Tento príbeh často počujeme v najrôznejších podobách od majiteľov firiem. Títo ľudia sú tými najcennejšími z celej populácie národa, pretože dávajú ďalším ľuďom prácu a umožňujú im tak normálne život a stabilitu. Nikto im nemôže vytýkať neschopnosť, pretože keby boli neschopní, firmu nevybudujú do týchto rozmerov. Ale v praxi to často vyzerá, že úspech zaplatí stratou zdravia, rodiny a priateľov.
Kde je teda pes zakopaný? Možo že vo význame slova organizovať. Organizovať, znamená, rozdeliť činnosti a povinnosti do špecializovaných funkcií. Znie to ako akademická fráza, ale môžme jej ľahko porozumieť na príklade. Váš vodič mal s firemným autom nehodu a je trega zaistiť opravu a jednanie s poisťovňou. Kto to urobí? Zjavne nie dotyčný zamestnanec. Práca, ktorú je treba vykonať pre zaistenie chodu firmy a ktorá nie je nikomu trvale pridelená, vždy skončí u šéfa osobne. Ten má možnosť sa toho buď chopiť sám a odložiť tak svoje ďalšie povinnosti, alebo delegovať a spoľahnúť sa, že jeho človek všetko spraví bez chýb a že zároveň stačí zvldánuť svoju bežnú prácu. Všetci vo firme majú však svojej práce nad hlavu a najviac jej majú tí spoľahliví, pretože im boli zverené všetky skoršie dôležité úlohy. Šéf teda volá domov manželke, ay ho s večerou nečakala a ide na vec.
Akým spôsobom teda predvídať všetky potenciálne situácie, ktoré vo firme v bežnej prevádzke, ale i náhodne vznikajú, a akým spôsobom ich delegovať na zemestnancov firmy tak, aby za ne boli zodpovední a chopili sa ich bez otázok samostatne? Čo a ako spraviť, aby zamestnanci chápali účel všetkých svojich povinností a nepovažovali firemné pravidlá za nezmyselnú byrokraciu?
Možným riešením je organizujúca tabuľa, o ktorej sa dozvedajú účastníci našich seminárov o organizácii firmy. Ide o detailný prehľad všetkej práce, ktorá je vo firme vykonávaná, ktorá je logicky ročlenená do celkov, a tieto celky sú presne popísané a pridelené konkrétnym ľuďom vo firme. Organizujúca tabuľa je vlastne firemnou organizačnou smernicou o zodpovednosti, právomociach, nadriadenostia podriadenosti, druhu a účely práce, definíciou presných výsledkov všetkých prác vo firme a informačným preľadom pre všetkých zamestnancov, na koho sa majú s čím obrátiť.
Po vytvorení organizujúcej tabule sa dajú ľahko urobiť detailné popisy práce jednotlivých postov vo firme, ktoré pomôžu spoločnosti v mnohých situáciách. Sú to v podstate manuály, ako presne sa má vykonávať daný typ práce. Ďalej slúži ako podklad pre človeka, ktorý vo firme vyberá nových zamestnancov a má nastarosti ich zaškolenie. Platí tu pravidlo - nehľadajte, akú prácu by ste dali novému pracovníkovi, ale hľadajte nového pracovníka na predom definovanú prácu. Firemný personalista sa podľa popisu práce rýchle zorientuje a má jasnú predstavu o predpokladoch hľadaného človeka. Po nástupe do firmy sa nemusí novému človeku nikto venovať, ale sám naštuduje svoj popis práce, je preskúšaný a potom môže naplno produkovať.
Okrem tohto všetkého je najdôležitejšou súčasťou správneho popisu práce presná definícia výsledkov práce. A tu je každá firma len krôčik od merania množstva vykonanej práce a sledovania vyťaženosti a efektivity jednotlivých zamestnancov, častí firmy, plánovania krátkodobých i dlhodobých firemných cieľov na základe faktov a nie obyčajných dojmov vedenia firmy.
Znie to ako sci-fi, však? Pravda je, že každá firma sa jedného dňa dostane do štádia, keď je nutné stanoviť jasné pravidlá. Ich absencia dnes firmu možno brzdí personálne a rozhodne časovo a finančne. A čím skôr vedenie firmy tieto pravidlá vytvorí a presadí do každodenného používania, tým skôr bude dosahovať skvelých výsledkov s vynaložením minimálneho úsilia na zvládanie zmätkov a reklamácií a hlavne s dobrou náladou a ziskom, ktorý je predpokladom životaschopnosti a expanzie.
Pavel Ranc
konzultant Business Success