SEPTEMBER 2010 - Šéf, zamestnanci a ich povinnosti

Čo ste robili minulý týždeň? Čo ste robili včera? Môžete tvrdiť, že ste sa s istotou venovali veciam, ktoré majú vysokú prioritu? Dokážete povedať, ktoré vaše každodenné aktivity sa najviac prejavia na úspechu vašej firmy? Viete s istotou určiť tie činnosti, ktoré by sa dali označiť ako „podstatné“?

Nenechajte svoju investíciu spadnúť do čiernej diery

Školenia Business Success sú výnimočné tým, že nejde len o získavanie teoretických znalostí. Naše tréningy sú previazané z veľkej časti s praxou. Pri stretnutiach nám klienti často porozprávajú o svojich problémoch so zavádzaním noviniek do firmy a jednou z vecí, ktorá potrápi mnohých majiteľov, je práve výmena a zavádzanie nových technologických riešení.

Implementácia informačného systému a zžitie sa pracovníkov firmy s ním je náročná a dlhodobá úloha. Tému zavedenia informačného systému a jej úskalia hodnotí konzultantka a vedúca obchodného tímu spoločnosti Business Success v Brne Dana Kudová.

„Tak teraz začnem konečne lepšie vidieť na firmu!“, „Konečne budem môcť riadiť firmu!“, „Zjednodušíme tým prácu ľuďom vo firme.“ „No a v sklade prestanú frflať, aké sú inventúry zložité.“ Vety podobného znenia počúvam od majiteľov firiem často, hneď, ako sa rozhodnú pre kúpu nového softvéru alebo po zavedení nového informačného systému do firmy. Šéf zaplatí nemalú čiastku, prídu technici, nainštalujú program a šéf len čaká. Ako stúpne vo firme efektivita práce a ľudia mu budú chodiť ďakovať za zjednodušenie práce. Miesto toho za ním chodia jednotlivci a sťažujú sa na nový systém, ako nefunguje alebo ako je systém príliš zložitý a že systém nepasuje pre ich firmu, ale je dobrý pre niekoho iného… a podobné výhovorky.

Kde je ten pes zakopaný? Majiteľ firmy chcel ľuďom zjednodušiť prácu a ušetriť čas, ale očakávaný efekt sa nedostavil. Namiesto toho, aby bola spokojnosť na oboch stranách, sú ľudia naštvaní na šéfa, šéf naštvaný na firmu, ktorá mu softvér dodávala a často stotisícová investícia sa nebezpečne nakláňa nad priepasťou veľkej čiernej diery, kam môže taktiež nenávratne spadnúť! Čo s tým?

Jedným z problémov je neexistencia všeobecného súhlasu
ľudí s touto zmenou a neochotou sa na nej podieľať.

Tu by som šéfovi odporučila len dobrú komunikáciu s ľuďmi a zistiť, kto je v jeho kolektíve osobnosťou, ktorej názor je rešpektovaný a nájsť v ňom svojho partnera na presadenie svojho cieľa. S čím si môžete byť skutočne istí je, že skupina nikdy nemá jednotný názor, ale vždy je tam jedna osoba, ktorá je schopná daný názor presadiť. Tento človek je líder v skupine. Nie vždy je to šéf. Je potrebné nájsť tohto človeka a komunikovať s ním.

Druhým háčikom, prečo sa nedarí zaviesť informačný systém do firmy, je nepochopenie alebo neúplné porozumenie systému. Nejde o komplex ako taký, často ide len o malé veci. Pokiaľ nastúpi technik a začne rečou odborníka prezentovať a vysvetľovať skladníkom či účtovníkom, ktorí sotva zvládajú základné programy v počítači, tak nepočítajte, že tomu porozumejú. Viete, i ja sama mám niekedy problém pochopiť nejaký program; prvé slovíčko, ktorému plne neporozumiem, naštartuje automaticky proces, že všetko za týmto slovíčkom sa stáva nepochopené a začínam sa v tom strácať, som nervózna a hundrem.

Vždy, keď vám niekto začne vysvetľovať funkcionalitu nejakého programu, pýtajte sa na všetko, čomu nerozumiete, nebojte sa zapojiť, zastaviť technika, spýtať sa a hlavne si všetko vyskúšať. Pokojne ho schmatnite a povedzte „Počuj, nerozumiem tomu, ako to mám vyriešiť?“, „Nejde mi toto a toto, ako to vyriešiť?“, „Ukáž, ja si to chcem vyskúšať sám, aby som všetko pochopil!“
Bez komunikácie s technikom sa problém naozaj nedá vyriešiť, len sa začne zväčšovať alebo sa na neho automaticky nabaľujú problémy ďalšie. Pokiaľ už používate informačný systém alebo sa ho chystáte zaviesť, bombardujte technikov otázkami, vyžadujte bez odkladu potrebné riešenie. Vo fáze rozhodovania sa obracajte na svojho obchodného asistenta. Vo fáze implementácie a nasadenia na konkrétnych konzultantov a školiteľov. Za bežnej prevádzky zaistite v dostatočnom rozsahu prístup vašim pracovníkom smerom k pracovníkom podpory informačného systému.

Dajte svojim zamestnancom k dispozícii všetky potrebné nástroje pre takúto komunikáciu. Nebojte sa investovať do ďalších školení či konzultácií i po pol roku či roku používania softvéru. Pamätajte si, že čím hlbšie znalosti budú ľudia vo firme o tomto programe mať, tým lepšie ho budú využívať a o to skôr sa vám vaše investícia vráti. Čo bol určite aj jeden z vašich hlavných cieľov.

Pokiaľ by ste chceli pomôcť určiť lídra vášho tímu, radi vám s tým pomôžeme. Stačí sa spojiť s vaším konzultantom alebo v prípade novej firmy nás kontaktovať na www.success.sk, kde si môžete dohovoriť schôdzku.

Danica Kudová