SEPTEMBER 2008 - Produktivita práce

Väčšina majiteľov firiem, či riaditeľov, sa aspoň občas zaoberá otázkou ako zvýšiť produktivitu. Človeka vždy prenasleduje myšlienka, či jeho organizácia ide v dostatočných obrátkach. Faktom je, že ak aj niečo robíte dobre, vždy by sa to dalo robiť ešte lepšie, rýchlejšie, kvalitnejšie.

Brzdí niečo produktivitu vo vašej firme? Využite tipy na analýzu dôvodov!

Martin Mišík je skúseným trénerom seminárov a tréningov o predaji, organizácii práce a plánovaní v obchodnej činnosti. Venuje sa tu aj témam, ktoré súvisia s produktivitou práce, či už obchodných zástupcov, alebo ostatných pracovníkov. Preto sme ho požiadali o niekoľko odporúčaní, ako produktivitu práce merať a zlepšovať.

Čo vlastne znamená pojem „produktivita“?

Produktivita má základ slova v slove „produkt“, čo znamená „výtvor“ alebo „výsledok“. Produktivita je teda schopnosť dosahovať výsledky. Meria sa množstvom výsledkov dosiahnutých za určitý čas. Dôležité je zdôrazniť, že máme na mysli ŽELANÉ výsledky, nie akékoľvek výsledky. Môžete mať predajcu, ktorý je síce extrémne vyťažený, ale neprinesie ani jednu objednávku od zákazníka. Napriek tomu, že vykonával veľa činností, nemá výsledok. Jeho produktivita sa rovná nule. Vysoký účet za telefón a veľa najazdených kilometrov asi nie je výsledok, ktorý od neho očakávate. Veľa ľudí si pletie činnosti s výsledkami. Treba to rozlišovať.

Aké sú predpoklady produktivity?

Predstavte si, že máte dve fakturantky. Výsledok - produkt, ktorý od nich očakávate, je „správne vystavená a odoslaná faktúra“. Na konci dňa porovnáte ich výsledky a zistíte, že jedna vystavila a odoslala 35 faktúr a druhá ani jednu. Pritom obe pracovali celý deň. V čom je teda rozdiel?
Prvý predpoklad je, mať veľmi konkrétnu a úplnú predstavu o tom, aký produkt máte alebo chcete dosiahnuť. Druhá účtovníčka síce vystavila 40 faktúr, ale neodoslala ich. Z pohľadu slovníkovej definície je jej produktivita 40 faktúr za deň, teda dokonca vyššia ako u prvej účtovníčky. Ale z pohľadu manažérskeho mala druhá účtovníčka v ten deň nulovú produktivitu. Prečo? Ak faktúry vystavíte, ale neodošlete, koľko z nich vám uhradia?
Vždy pomenujte pracovníkom ich produkt v takej podobe, aby to nebol iba výsledok činnosti, ale aby mal pre firmu skutočnú hodnotu.
Druhý predpoklad je, poznať pracovný postup, ktorý k tomuto výsledku vedie. V našej terminológii tomu hovoríme „technológia“. Ak ste kuchár a váš „produkt“ má byť „uvarený chutný guláš“, asi vám nebude nič platné, keď budete okopávať záhon alebo píliť dosky. Aj keď nepochybujem o tom, že by ste to robili s maximálnym nasadením. Potrebujete jednoducho poznať správny postup. Buď ho odniekiaľ získate, alebo ho musíte vyvinúť.
Tretím predpokladom je činnosti pracovného postupu začať vykonávať. Najnovšia kniha kuchárskych receptov vo vašej polici za vás guláš nenavarí, nemám pravdu? Vedieť, čo treba robiť a robiť to, je veľký rozdiel!

Štvrtým predpokladom je dokončiť prácu až po samotný výsledok - produkt. Ak mäso v guláši nebude do mäkka uvarené, nie je to „takmer hotový produkt“. Nemáte vôbec žiaden produkt. Váš guláš nikto nebude jesť. Alebo by ste sa ako majiteľ reštaurácie s takýmto „produktom“ uspokojili?

Zhrniem to: Ak presne viete, aký výsledok má byť na konci, poznáte a použijete správny postup a dokončíte ho, predvídateľne sa dopracujete k želanému výsledku.

Ak dvaja ľudia budú chcieť rovnaký výsledok a budú robiť rovnaké činnosti, budú aj rovnako produktívni?

Nie. Do hry vstupuje ešte jeden faktor, ktorý má značný vplyv na produktivitu – rýchlosť, s akou tie činnosti vykonávajú. Môže to byť chýbajúca zručnosť - ak ste profesionálny maliar bytov a týždenne vymaľujete 4 byty, asi budete s prácou hotoví skôr ako ja, ktorý maľujem byt raz za 5 rokov. Alebo je to lenivosť - napriek vašim skúsenostiam a praxi v maľovaní bytov môžem byť aj ja ako amatér hotový skôr, ak budete robiť pomaly. Často používam ako príklad posledný pracovný deň pred odchodom na dovolenku. Všimli ste si, koľko práce stihnete v ten deň urobiť? Zväčša to je kvôli tomu, že viete, čo všetko musíte pred odchodom stihnúť a ste jednoducho rýchli.

Ak niekde nie sú uspokojivé výsledky, príčinu by sme mali hľadať v týchto piatich bodoch?
Presne tak. Ak nie sú výsledky – buď dotyčný nevie, čo má produkovať, alebo nepozná správny postup, alebo ho nepoužije, či nedokončí, prípadne mu chýba zručnosť alebo je lenivý. Ak chcete zvýšiť produktivitu v nejakej oblasti, urobte si analýzu týchto piatich bodov a som presvedčený, že nájdete to, čo vás brzdí.

Prajem veľa úspechov a vysokú produktivitu!